Digitalisera pappersdokument

Minska mängden papper i styrelserummet och få dokumenten mer lättillgängliga. Som styrelseledamot är det väsentligt att alltid ha tillgång till relevant information och dokumentation för att kunna sköta uppdraget så bra som möjligt. Däremot ska frånträdande ledamöter inte ha tillgång till historiska dokument när de inte längre ingår i styrelsen. 

Få kontroll över styrelsens dokument 

Vi ser ofta att styrelser fortfarande har många dokument i pappersform, det är heller inte helt ovanligt att mailen används i styrelsearbetet, filer skickas och delas mellan ledamöternas privata maillådor. Detta arbetssätt gör att det blir helt omöjligt att få kontroll över styrelsedokumentens flöden och dessutom olämpligt med tanke på personuppgiftshantering och GDPR. 

Vi hjälper er säkerställa dokument genom att omvandla de gamla pappersdokument till digital form:

  • Dokument laddas upp i Fastum Direkt 
    Vi scannar, namnger och sorterar från era pärmar för att ladda upp i vår kundportal Fastum Direkt. Filerna läggs i pdf-format och vi använder teknik så texten i dokumenten blir sökbar. Om filer levereras digitala laddas de upp med sitt redan befintliga namn.

  • Sittande styrelse har tillgång till dokumenten 
    Hanteringen genom Fastum Direkt ger kontroll att styrelsens dokument når rätt personer.

  • Bättre överskådlighet och tillgänglighet

 

Fastum Direkt

Vår kundportal Fastum Direkt har koppling mot Bolagsverket. Så via en enkel knapptryckning får den registrerade styrelse hos Bolagsverket också styrelsebehörighet i Fastum Direkt. De avgående ledamöterna blir av med sin styrelsebehörighet och de nytillträdda blir tilldelad styrelsebehörighet i Fastum Direkt.  Inloggning i Fastum Direkt sker med mobilt BankID, portalen är alltså en säker plattform för era dokument och uppdateras så att rätt personer har behörighet.

Dokumenten är framtidssäkra, när nya tekniska lösningar kan komma att användas konverterar vi över dokumenten. Kostnad för tjänsten 475 kr exkl. moms per timme, eller enligt gällande prislista. Material i A3 format innebär en extra kostnad. Budkostnad för att förflytta materialet tillkommer. Vill kund ha tillbaka materialet efter scanning behöver det meddelas.