Vi som är verksamma inom Brf har styrelsemöten återkommande och fysiska möten är en vanlig vana. Här guidar Fastum dig som vill bli lika bekväm med att planera och genomföra digitala möten.
Planera och informera i god tid. Sätt dig in i deltagarnas digitala kompetens och stötta där det behövs - så ska du se att alla kliver in i det digitala rummet med positiv energi.

Goda förberedelser

• Säkerställ att deltagarna har tillgång till de olika tekniska lösningarna som programvara och enhet att använda, t.ex smartphone eller dator utrustad med webbkamera. Är ledamöterna digitalt vana eller ovana?
• Skriv all information i ett mail så deltagarna känner trygghet och även har allt samlat på ett ställe. Allt ifrån tekniska lösningar och hjälpmedel, vilken programvara som kommer användas, hur mötet kommer att gå till, tidsplanering, handlingar inklusive beslutsunderlag.
• I möteskallelsen, var tydlig med hur mötet kommer genomföras och sätt mötesregler, som t.ex: Hur begär man ordet? Hur går det till att fatta beslut? Hur visas dokument? Används chatfunktionen, webbkameran på eller av?
• Kanske behöver deltagarna en liten instruktion med steg för steg över tekniken.
• Erbjud en tid för testmöte innan det skarpa mötet.
• Informera om att ljud skall stängs av, bra att använda chatfunktion för att begära ordet.
• Håll er till dagordningen, tänk på att ett styrelsemöte ska vara beslutsfattande och inte ett arbetsmöte.
• För att spara tid, utse mötesledare, sekreterare och justerare innan mötet.
• Sätt en sluttid för mötet.
• Be ledamöter skicka in eventuell information och rapporter i förväg, så kan mötestiden användas till att lyfta relevanta frågor.
• Förbered förslag till beslut.

Styrelsemötets utförande

• Var i god tid till mötet och hälsa alla välkomna.
• Presentera vem som leder mötet och dennes mandat. Protokollförare och justerare. Ta en hälsningsrunda.
• Berätta vilket arbetssätt mötet ska ha, talarordning, vilka som är på plats. Påminn om vilken tid mötet slutar.
• För att undvika rundgång av ljudet, be deltagarna stänga av ljudet och endast sätta på vid talan. Bra om alla använder headset.
• Gå igenom mötesregler, som t.ex Hur begär man ordet? Hur går det till att fatta beslut? Hur visas dokument? Används chatfunktionen, webbkameran på eller av?
• Håll fokus på dagordning och vad som ska besluts. Var tydlig och upprepa beslutsförslagen. Vem gör vad gällande beslutet?
• Var uppmärksam så alla känner sig delaktiga.
• Var tydlig med när mötet avslutas.

Efter styrelsemötet

• Uvärdera genom att maila några frågor till mötesdeltagarna. Hur upplevdes mötet? Vad kan vi göra bättre till nästa gång?
• Protokollet – genomgång av vad som ska utföras av vem. Justera gärna protokollet med digital signering, önskas hjälp - hör efter med din förvaltare.